近年來，審計署駐長春特派員辦事處扎實做好檔案基礎(chǔ)工作，逐步規(guī)范檔案工作流程，大力提升檔案信息化水平，努力推進檔案編研利用，推動檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
一、加強領(lǐng)導(dǎo)，強化考核，抓好檔案工作管理。一是制定檔案管理崗位責任制，明確崗位責任，形成了分管辦領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、辦公室直接負責、機關(guān)檔案員具體管理、各處室兼職檔案員積極配合的檔案管理模式。二是強化考核激勵引導(dǎo)作用，將檔案工作納入處室年度工作考核范圍，明確規(guī)定檔案歸集要求和扣分標準，對違反相關(guān)要求的處室，相應(yīng)扣減其年度考核得分。三是嚴格檔案管理，充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用，嚴格辦內(nèi)、處內(nèi)兩級審核流程，堅持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則，要求機關(guān)檔案員對歸檔實施全過程動態(tài)跟蹤檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯漏立即整改。
二、健全制度，提高能力，提升檔案工作水平。一是遵照檔案法以及審計署下發(fā)的《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》等制度，結(jié)合自身實際，研究制定了檔案借閱制度、檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案等檔案類制度，建立了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)的檔案管理制度體系，為檔案工作的順利開展提供了制度保障。二是緊扣“按時”和“保質(zhì)”兩大核心要求，針對歸檔歸集過程中反復(fù)出現(xiàn)同類問題的實際情況，研究制定了檔案歸集參考目錄樣本，為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是重視檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強與檔案管理部門的交流學(xué)習(xí)，定期舉辦辦內(nèi)兼職檔案員培訓(xùn)會，著力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
三、確保投入，搭建平臺，積極推進檔案信息化。一是充分保障檔案信息化工作投入，為檔案室配置臺式機、復(fù)印機、掃描儀等完備硬件設(shè)施，并投入經(jīng)費對建辦以來所有審計業(yè)務(wù)檔案、文書檔案進行掃描。二是建立電子檔案資料庫，在檔案閱卷室配備多臺與網(wǎng)絡(luò)物理隔離的計算機，用于存儲電子檔案數(shù)據(jù)，供審計人員瀏覽查詢。三是依托審計署審計管理系統(tǒng)，在專網(wǎng)和密網(wǎng)上分別建立檔案數(shù)據(jù)庫，成功搭建了查詢便捷、瀏覽迅速的數(shù)字化檔案平臺，實現(xiàn)了“查文查檔不翻本、閱文閱檔不進庫”的科學(xué)化檔案管理。平臺應(yīng)用3個月來，僅專網(wǎng)就有突破1075人次的訪問量，相當于以往全年檔案借閱數(shù)量的近10倍。
四、夯實基礎(chǔ)，加強研究，推進檔案資源編研和利用。一是將每年全辦工作情況總結(jié)匯報、報刊采用宣傳文章、優(yōu)秀表彰審計項目情況介紹等匯編成冊，供全辦干部學(xué)習(xí)使用；撰寫《全宗介紹》、《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》等多門類檔案編研材料；分段匯編本辦制定的規(guī)章制度，便于查找利用；認真做好檔案移交、借閱利用、各門類檔案臺賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作，進一步夯實檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用，鼓勵財政、企業(yè)、經(jīng)責等各領(lǐng)域有經(jīng)驗的審計人員對歷年同類項目查出問題進行整合，分析傾向性問題，總結(jié)先進經(jīng)驗，進而形成各領(lǐng)域?qū)徲嬳椖坎僮魇謨?；對歷年各領(lǐng)域的審計信息成果進行對比分析，總結(jié)信息要點，為后續(xù)同類項目提供參考。同時，加強檔案利用效果的反饋收集記錄，進一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫，并對被瀏覽數(shù)據(jù)進行分析，鎖定利用重點，明確利用方向。（管艷娜）
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