6月9日是“國際檔案日”。審計檔案管理是審計機關的重要基礎工作，審計檔案信息化也是數(shù)字化特派辦建設的重要組成部分。近年來，審計署駐深圳特派員辦事處高度重視審計檔案信息化建設工作，認真按照審計署關于數(shù)字化特派辦建設的標準和要求，將審計檔案的信息化納入數(shù)字化特派辦建設體系，積極探索科學規(guī)范的審計檔案信息化建設路子，通過建章立制、強化保障、交流合作等三項措施，切實加強這項工作。目前，該辦已完全實現(xiàn)了紙質審計檔案的電子化掃描、網上掛庫和網上借閱查詢等功能，為實現(xiàn)審計信息資源共享奠定了堅實的基礎。
一是建章立制，夯實審計檔案信息化建設的基礎。該辦制定了關于檔案綜合管理和電子檔案借閱等多項制度，按照數(shù)字化特派辦的要求，明確由辦公室負責檔案信息化工作，機關檔案管理員承擔具體任務，同時在各業(yè)務處設定兼職檔案員，負責審計項目電子檔案歸集工作，形成較為完善的檔案管理網絡。在電子檔案借閱管理辦法中，該辦以流程圖的形式將電子檔案借閱從查詢、申請、審批、察看等各個環(huán)節(jié)予以規(guī)范。同時嚴格按照保密管理規(guī)定，對借閱電子檔案的存儲和打印等內容提出明確要求。
二是強化保障，切實提高審計檔案資料的利用效率。該辦配備了檔案數(shù)字化建設專用的電腦、掃描儀等設備，并連續(xù)七年聘請有專業(yè)涉密資質的檔案掃描公司，對全辦的審計項目檔案和文書檔案進行數(shù)字化處理，并將掃描后的數(shù)字化資料按照密級的劃分和保密工作要求，分別上傳至專網和密網的審計管理系統(tǒng)（OA）中，分類建立了電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案信息資源共享，便于審計人員借閱和查詢，大大節(jié)省了工作時間，提高了審計檔案的利用效率。該辦還通過檔案管理軟件對電子檔案進行管理，實現(xiàn)審計項目、文書、會計、基建檔案的網上查詢、借閱和審批等功能。
三是加強交流合作，切實提高審計檔案管理的規(guī)范化水平。該辦注重加強審計檔案信息化的交流與合作，積極派出人員參加審計署或地方的檔案培訓班，提高審計檔案管理的規(guī)范化水平。同時主動向兄弟特派辦和被審計單位交流學習審計檔案信息化管理建設好的經驗與做法。2013年年初，該辦派出人員為華潤（集團）有限公司內部審計人員介紹審計檔案管理的做法，積極宣傳審計署和國家保密局聯(lián)合出臺的《審計機關審計檔案管理規(guī)定》，并就審計檔案信息化管理的有效途徑進行了探討，擴大了影響力，取得了很好的成效。（黃娟）
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