近年來，審計署駐上海特派辦從完善制度、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、檔案數(shù)字化、質(zhì)量檢查、軟硬件設(shè)施建設(shè)等五個方面著手，強(qiáng)化措施抓落實(shí)，進(jìn)一步推動檔案工作上水平。
一是以制度建設(shè)為保障，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理工作的制度基礎(chǔ)。上海辦高度重視檔案管理工作，先后組織修訂完善了檔案歸檔、管理、利用、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、移交、借閱等一系列規(guī)章制度，并要求各處室把審計檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，從審計計劃下達(dá)、審前調(diào)查、下達(dá)審計通知書到實(shí)施審計、審計項(xiàng)目歸檔，實(shí)行全過程的檔案管理。
二是以培訓(xùn)學(xué)習(xí)為推手，進(jìn)一步提高檔案管理水平。上海辦專門組織人員赴上海市審計局及有關(guān)單位進(jìn)行調(diào)研，參觀學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)規(guī)定和對軟硬件設(shè)施的專業(yè)要求，同時還組織檔案管理員參加上海市檔案局舉辦的檔案工作新技術(shù)、新知識講座研修活動和上海市審計機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)工作例會；邀請上海市保密局作了 “做好信息化條件下的保密工作”保密知識講座；邀請署檔案處對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，有力地提高了檔案管理及各處室歸檔人員的業(yè)務(wù)水平。
三是以檔案掃描工作為手段，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。為更好地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化檔案卷宗的保管利用，6月底至9月初，上海辦對2007年至2008年的文書檔案和審計項(xiàng)目檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工，共完成檔案電子影像數(shù)134 631頁。在此過程中，檔案員實(shí)時跟蹤抽檢掃描圖像樣本的清晰度、完整性和可用性，保證了數(shù)字化檔案的質(zhì)量。同時，檔案數(shù)字化工作進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的規(guī)范化管理，有效保護(hù)了原始紙質(zhì)檔案，避免了文件的磨損、污染和丟失，并為今后全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理與利用打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
四是以優(yōu)秀審計項(xiàng)目評比為抓手，進(jìn)一步提高審計檔案質(zhì)量。上海辦結(jié)合審計署2009年度優(yōu)秀審計項(xiàng)目評比活動，先后開展了3次審計項(xiàng)目檔案質(zhì)量檢查，通過對各業(yè)務(wù)處室的9個項(xiàng)目的評審和整改，不但使相關(guān)處室進(jìn)一步提升了質(zhì)量意識、精品意識，更為審計項(xiàng)目的檔案管理工作樹立了標(biāo)桿，提升了審計項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量。
五是以新辦公樓設(shè)施更新為契機(jī)，進(jìn)一步改善檔案管理軟硬件設(shè)施條件。上海辦抓住新辦公樓設(shè)施更新的機(jī)遇，加大對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)力量的投入力度，按規(guī)定配備了新式檔案柜、電腦、掃描儀、空調(diào)、除濕機(jī)等檔案管理設(shè)備和先進(jìn)檔案管理軟件，這將進(jìn)一步提高上海辦檔案的利用效率和水平，更好地滿足高水平檔案管理工作的要求。（陳超 劉園園）
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