為切實消除各種風(fēng)險隱患，進(jìn)一步筑牢檔案安全防線，確保檔案安全完整，審計署太原特派辦落實落細(xì)落小日常管理，突出“三個重點”，把好“四個關(guān)口”，緊盯“五個環(huán)節(jié)”，持之以恒、毫不松懈地抓好檔案安全工作，取得了好的成效。
一、突出“三個重點”，確保排查做實做細(xì)
檔案安全是檔案工作的重中之重，近年來太原特派辦高度重視，每年年初安排專人制定檔案工作計劃，特派員把關(guān)審核并反復(fù)要求切實把檔案安全排查做實做細(xì)、落實到位。對此，該辦突出抓好“三個重點”的檢查：一是重點檢查防水、防電工作。安排專業(yè)水電人員對檔案室內(nèi)電線線路、燈具、電器、插座等進(jìn)行全面檢修，對檔案室內(nèi)給排水管、上下水管等予以逐一排查，及時更新存在風(fēng)險隱患的線路、插座、燈具、排水管等。二是重點檢查防火、防盜、防爆工作。聘請專業(yè)消防人員檢查防火安全設(shè)施是否正常，安排專人檢查檔案室防盜門、監(jiān)控設(shè)備功能是否正常，及時清理易燃易爆物品等。三是重點檢查防霉、防蟲、防塵和防泄密工作。嚴(yán)格控制檔案室溫度和濕度，及時實施防霉變、蟲蛀塵污處理，對照檔案清單逐一清點核對實物等，確保檔案安全管理不留死角、萬無一失。
二、把好“四個關(guān)口”，確保檔案安全完整
該辦先后建立了檔案保密、查詢、借閱等各項規(guī)章制度，并結(jié)合實際不斷完善，切實把好“四個關(guān)口”的安全：一是把好立卷歸檔程序關(guān)。嚴(yán)格執(zhí)行“誰審計、誰立卷”的原則，實行立卷歸檔責(zé)任制，及時提醒催交、嚴(yán)格限定時間，確保所有檔案全部及時歸檔。二是把好案卷質(zhì)量驗收關(guān)。由專職檔案員逐卷逐項檢查，驗收合格后由處室兼職檔案員填寫移交清冊，交由檔案室存檔。三是把好案卷流轉(zhuǎn)審核關(guān)。案卷出庫須填報借閱卡，逐筆填寫檔案借閱記錄，同時不定期梳理借閱記錄，及時催收，確保檔案安全管理真正貫穿于檔案接收、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。四是把好檔案工作交接關(guān)。以人員崗位變動時檔案工作交接為契機(jī)，采取清單管理、賬物核對等方式對檔案集中進(jìn)行全面梳理檢查，確保檔案安全完整。
三、緊盯“五個環(huán)節(jié)”，確保數(shù)字化安全可靠
該辦高度重視檔案數(shù)字化全過程的監(jiān)督管理，嚴(yán)格遵照“安全第一、預(yù)防為主”的原則要求，緊盯“五個環(huán)節(jié)”的監(jiān)管：一是緊盯外包服務(wù)商的審核選用環(huán)節(jié)。按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審核把關(guān)，審慎選用具有相關(guān)涉密資質(zhì)的專業(yè)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)。二是緊盯數(shù)字化加工人員的保密教育環(huán)節(jié)。進(jìn)場工作之前，即與相關(guān)人員逐一簽訂安全保密協(xié)議，認(rèn)真實施安全保密教育；進(jìn)場工作時，認(rèn)真核實相關(guān)人員身份證明、政審材料和公安部門出具的無犯罪記錄證明。三是緊盯數(shù)字化加工場所的實時監(jiān)控環(huán)節(jié)。選擇可控、獨立、可封閉的房間作為檔案數(shù)字化加工場所，并配備視頻監(jiān)控設(shè)備實時監(jiān)控，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角，并定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查。四是緊盯數(shù)字化加工設(shè)備的安全防護(hù)環(huán)節(jié)。安排專業(yè)人員，將掃描用計算機(jī)、掃描儀等加工設(shè)備中不必要的USB接口、藍(lán)牙等信息輸出裝置及端口全部實施封閉，并將檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，確保加工設(shè)備安全可靠，不留任何風(fēng)險隱患。五是緊盯數(shù)字化加工場所的定期巡查環(huán)節(jié)。定期巡視檢查掃描進(jìn)度、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等情況，防止檔案實體受損、丟失，以及擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息等。（張思靜）
