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夯實基礎(chǔ) 嚴(yán)格規(guī)范
審計署長春特派辦:檔案工作“三個推進”見成效
 
【時間:2017年12月12日】 【來源:審計署長春特派辦】字號: 【大】 【中】 【小】

近年來,審計署長春特派辦扎實做好檔案基礎(chǔ)工作,抓住檔案工作關(guān)鍵,堅持以“三個推進”嚴(yán)格規(guī)范管理,促進檔案深度挖掘和高效利用,收到良好成效,得到審計署主管部門的好評,并在吉林省機關(guān)檔案管理中以總分第一的成績獲評示范級檔案室。

一、健全制度,加強指導(dǎo),推進檔案的“質(zhì)量管理”。一是根據(jù)國家及審計署有關(guān)檔案制度,結(jié)合特派辦工作實際,對原有檔案制度進行了全面梳理與有效整合,制定了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)規(guī)定的《審計署長春特派辦檔案工作管理制度》,基本可以實現(xiàn)“一份制度指導(dǎo)各類檔案工作”的目標(biāo),為檔案工作開展提供了制度保障。二是緊扣檔案工作“按時”和“保質(zhì)”兩大核心要求,針對檔案歸集過程中同類問題反復(fù)出現(xiàn)的情況,參考審計署檔案目錄范本,研究制定了本單位的檔案歸集參考目錄樣本,為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是先行介入,細(xì)化責(zé)任,嚴(yán)格歸檔審核檢查。充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用,嚴(yán)格處、辦兩級審核流程,堅持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則,要求機關(guān)檔案員提前介入,歸檔指導(dǎo)前移,提前布置歸檔內(nèi)容和要求,并對歸檔實施全過程動態(tài)跟蹤檢查,確保檔案歸集的時效性和高質(zhì)量。

二、大力挖掘,積極探索,推進檔案的“深度挖掘”。一是撰寫全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、大事記等各類檔案編研材料;分段匯編本辦制定的規(guī)章制度,便于查找利用;將每年全辦工作情況總結(jié)匯報、優(yōu)秀表彰審計項目情況介紹、雜志報刊采用宣傳文章等匯編成冊,供全辦干部學(xué)習(xí)使用;認(rèn)真做好檔案移交、借閱利用、各類檔案臺賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作,夯實檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用,依托辦內(nèi)組織的項目總結(jié)會,鼓勵財政、企業(yè)、經(jīng)責(zé)等各領(lǐng)域有經(jīng)驗的審計人員對歷年同類項目查出問題進行匯總,分析傾向性問題,總結(jié)先進經(jīng)驗,匯總項目總結(jié)會材料,為今后各領(lǐng)域?qū)徲嬏峁﹨⒖?;對歷年各領(lǐng)域的審計信息成果進行對比分析,總結(jié)信息要點,為后續(xù)同類項目提供參考,力爭將死檔案變成活檔案。三是加強檔案利用效果的反饋收集記錄,分析各類型檔案借閱使用群體并針對性收集意見,進一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫,并對被瀏覽數(shù)據(jù)進行分析,鎖定利用重點,明確利用方向。

三、保證投入,技術(shù)升級,推進檔案的“高效利用”。一是在檔案的方便利用上下功夫,按照審計署關(guān)于檔案信息化建設(shè)要求,聘請專業(yè)保密資質(zhì)單位統(tǒng)一對各年的審計項目檔案、文書檔案進行掃描,將紙質(zhì)文件材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料,并建立電子檔案資料庫,在檔案閱卷室配備多臺與網(wǎng)絡(luò)物理隔離的計算機,用于存儲電子檔案數(shù)據(jù),便于審計人員瀏覽查詢。二是積極參與審計署數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)工作,結(jié)合本辦實際開展專項調(diào)研,請各業(yè)務(wù)處室及法規(guī)處、辦公室等綜合處室結(jié)合工作特點分別提出審計檔案數(shù)字化建設(shè)意見建議,逐一列示檔案工作需求及改進方向,為數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)建言獻(xiàn)策,使檔案借閱方式更多元便捷。(管艷娜)

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