審計(jì)署深圳辦三項(xiàng)措施切實(shí)加強(qiáng)審計(jì)檔案信息化建設(shè)工作
6月9日是“國際檔案日”。審計(jì)檔案管理是審計(jì)機(jī)關(guān)的重要基礎(chǔ)工作，審計(jì)檔案信息化也是數(shù)字化特派辦建設(shè)的重要組成部分。近年來，審計(jì)署駐深圳特派員辦事處高度重視審計(jì)檔案信息化建設(shè)工作，認(rèn)真按照審計(jì)署關(guān)于數(shù)字化特派辦建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將審計(jì)檔案的信息化納入數(shù)字化特派辦建設(shè)體系，積極探索科學(xué)規(guī)范的審計(jì)檔案信息化建設(shè)路子，通過建章立制、強(qiáng)化保障、交流合作等三項(xiàng)措施，切實(shí)加強(qiáng)這項(xiàng)工作。目前，該辦已完全實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)審計(jì)檔案的電子化掃描、網(wǎng)上掛庫和網(wǎng)上借閱查詢等功能，為實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息資源共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一是建章立制，夯實(shí)審計(jì)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。該辦制定了關(guān)于檔案綜合管理和電子檔案借閱等多項(xiàng)制度，按照數(shù)字化特派辦的要求，明確由辦公室負(fù)責(zé)檔案信息化工作，機(jī)關(guān)檔案管理員承擔(dān)具體任務(wù)，同時(shí)在各業(yè)務(wù)處設(shè)定兼職檔案員，負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目電子檔案歸集工作，形成較為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在電子檔案借閱管理辦法中，該辦以流程圖的形式將電子檔案借閱從查詢、申請(qǐng)、審批、察看等各個(gè)環(huán)節(jié)予以規(guī)范。同時(shí)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定，對(duì)借閱電子檔案的存儲(chǔ)和打印等內(nèi)容提出明確要求。
二是強(qiáng)化保障，切實(shí)提高審計(jì)檔案資料的利用效率。該辦配備了檔案數(shù)字化建設(shè)專用的電腦、掃描儀等設(shè)備，并連續(xù)七年聘請(qǐng)有專業(yè)涉密資質(zhì)的檔案掃描公司，對(duì)全辦的審計(jì)項(xiàng)目檔案和文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將掃描后的數(shù)字化資料按照密級(jí)的劃分和保密工作要求，分別上傳至專網(wǎng)和密網(wǎng)的審計(jì)管理系統(tǒng)（OA）中，分類建立了電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，便于審計(jì)人員借閱和查詢，大大節(jié)省了工作時(shí)間，提高了審計(jì)檔案的利用效率。該辦還通過檔案管理軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)審計(jì)項(xiàng)目、文書、會(huì)計(jì)、基建檔案的網(wǎng)上查詢、借閱和審批等功能。
三是加強(qiáng)交流合作，切實(shí)提高審計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平。該辦注重加強(qiáng)審計(jì)檔案信息化的交流與合作，積極派出人員參加審計(jì)署或地方的檔案培訓(xùn)班，提高審計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平。同時(shí)主動(dòng)向兄弟特派辦和被審計(jì)單位交流學(xué)習(xí)審計(jì)檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗(yàn)與做法。2013年年初，該辦派出人員為華潤（集團(tuán)）有限公司內(nèi)部審計(jì)人員介紹審計(jì)檔案管理的做法，積極宣傳審計(jì)署和國家保密局聯(lián)合出臺(tái)的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，并就審計(jì)檔案信息化管理的有效途徑進(jìn)行了探討，擴(kuò)大了影響力，取得了很好的成效。（黃娟）
一是建章立制，夯實(shí)審計(jì)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。該辦制定了關(guān)于檔案綜合管理和電子檔案借閱等多項(xiàng)制度，按照數(shù)字化特派辦的要求，明確由辦公室負(fù)責(zé)檔案信息化工作，機(jī)關(guān)檔案管理員承擔(dān)具體任務(wù)，同時(shí)在各業(yè)務(wù)處設(shè)定兼職檔案員，負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目電子檔案歸集工作，形成較為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在電子檔案借閱管理辦法中，該辦以流程圖的形式將電子檔案借閱從查詢、申請(qǐng)、審批、察看等各個(gè)環(huán)節(jié)予以規(guī)范。同時(shí)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定，對(duì)借閱電子檔案的存儲(chǔ)和打印等內(nèi)容提出明確要求。
二是強(qiáng)化保障，切實(shí)提高審計(jì)檔案資料的利用效率。該辦配備了檔案數(shù)字化建設(shè)專用的電腦、掃描儀等設(shè)備，并連續(xù)七年聘請(qǐng)有專業(yè)涉密資質(zhì)的檔案掃描公司，對(duì)全辦的審計(jì)項(xiàng)目檔案和文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將掃描后的數(shù)字化資料按照密級(jí)的劃分和保密工作要求，分別上傳至專網(wǎng)和密網(wǎng)的審計(jì)管理系統(tǒng)（OA）中，分類建立了電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，便于審計(jì)人員借閱和查詢，大大節(jié)省了工作時(shí)間，提高了審計(jì)檔案的利用效率。該辦還通過檔案管理軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)審計(jì)項(xiàng)目、文書、會(huì)計(jì)、基建檔案的網(wǎng)上查詢、借閱和審批等功能。
三是加強(qiáng)交流合作，切實(shí)提高審計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平。該辦注重加強(qiáng)審計(jì)檔案信息化的交流與合作，積極派出人員參加審計(jì)署或地方的檔案培訓(xùn)班，提高審計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平。同時(shí)主動(dòng)向兄弟特派辦和被審計(jì)單位交流學(xué)習(xí)審計(jì)檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗(yàn)與做法。2013年年初，該辦派出人員為華潤（集團(tuán)）有限公司內(nèi)部審計(jì)人員介紹審計(jì)檔案管理的做法，積極宣傳審計(jì)署和國家保密局聯(lián)合出臺(tái)的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，并就審計(jì)檔案信息化管理的有效途徑進(jìn)行了探討，擴(kuò)大了影響力，取得了很好的成效。（黃娟）
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