審計(jì)署哈爾濱辦利用“三張圖”加強(qiáng)審計(jì)質(zhì)量管理 提高工作績(jī)效
近年來(lái)，審計(jì)署駐哈爾濱特派辦不斷創(chuàng)新理念，在審計(jì)質(zhì)量管理中引入現(xiàn)代管理方法，利用甘特圖、矩陣圖、流程圖，加強(qiáng)審計(jì)質(zhì)量管理，不斷提高審計(jì)工作績(jī)效。
一是利用甘特圖，加強(qiáng)審計(jì)進(jìn)度管理。甘特圖以發(fā)明者命名，用線條圖示方式，通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出某項(xiàng)工作的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。管理者可以直觀地考察該項(xiàng)工作的時(shí)間計(jì)劃和實(shí)際進(jìn)展情況，實(shí)時(shí)評(píng)估工作進(jìn)度和計(jì)劃的科學(xué)性，適時(shí)作出調(diào)整決策。哈爾濱辦在審計(jì)進(jìn)度管理中引入甘特圖加強(qiáng)管理。按照國(guó)家審計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)范要求，選擇審計(jì)組送達(dá)審計(jì)通知書、審計(jì)組上報(bào)審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)組結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)、審計(jì)組征求被審計(jì)單位意見(jiàn)、法規(guī)處審理、特派辦召開(kāi)審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議、特派辦上報(bào)審計(jì)報(bào)告等影響審計(jì)工作進(jìn)度的重要工作時(shí)點(diǎn)，作為計(jì)劃基準(zhǔn)點(diǎn)，將審計(jì)過(guò)程分解成審計(jì)準(zhǔn)備、審計(jì)實(shí)施、審計(jì)報(bào)告三大階段10余個(gè)工作環(huán)節(jié)。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目開(kāi)始前，法規(guī)按照審計(jì)署的時(shí)間要求，以日歷時(shí)間為橫軸、計(jì)劃基準(zhǔn)點(diǎn)為縱軸，繪制甘特圖，征得審計(jì)組同意后上報(bào)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。法規(guī)處實(shí)時(shí)跟蹤執(zhí)行進(jìn)度，定期向辦領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)、及時(shí)調(diào)整工作安排提供準(zhǔn)確信息，并將執(zhí)行情況納入年度處室工作考核體系。
二是利用矩陣圖，加強(qiáng)審計(jì)責(zé)任管理。矩陣圖是利用數(shù)學(xué)上矩陣的形式表示因素間的相互關(guān)系，從多維問(wèn)題的事件中，找出成對(duì)的因素，排列成矩陣圖，用以分析問(wèn)題，解決問(wèn)題的一種管理方法。哈爾濱辦在審計(jì)責(zé)任管理中引入矩陣圖加強(qiáng)管理。找出審計(jì)人員和審計(jì)內(nèi)容這兩個(gè)影響績(jī)效的關(guān)鍵因素，對(duì)審計(jì)人員合理搭配分組，將審計(jì)內(nèi)容科學(xué)分解成具體的審計(jì)事項(xiàng)。以審計(jì)小組為橫軸，審計(jì)事項(xiàng)為縱軸，排列成矩陣圖，直觀圖示審計(jì)分工。在軸線交叉空格內(nèi)，明確標(biāo)示負(fù)責(zé)、參與、審核等不同的審計(jì)責(zé)任，詳細(xì)規(guī)定每個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的工作目標(biāo)、審計(jì)方法、審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果質(zhì)量等要求。審計(jì)組組長(zhǎng)在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，按照矩陣圖要求，實(shí)時(shí)監(jiān)控審計(jì)小組的工作情況，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，及時(shí)根據(jù)各審計(jì)事項(xiàng)的完成進(jìn)度，合理調(diào)整審計(jì)分工和人員分組。法規(guī)處在審理時(shí)，根據(jù)審計(jì)工作底稿、重要管理事項(xiàng)記錄等審計(jì)資料，對(duì)照矩陣圖，審核審計(jì)組是否完成審計(jì)事項(xiàng)，是否實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)質(zhì)量控制是否有效等情況，對(duì)審計(jì)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。
三是利用流程圖，加強(qiáng)審計(jì)程序管理。流程圖是流經(jīng)一個(gè)系統(tǒng)的信息流、觀點(diǎn)流或部件流的圖形代表，用不同的圖框和流程線直觀說(shuō)明某項(xiàng)工作的管理路徑和過(guò)程。其中，圖框表示各種操作的類型，圖框中的文字和符號(hào)表示操作的內(nèi)容，流程線表示操作的先后次序。管理者可以通過(guò)流程圖，清晰了解工作流程，用“是”或“否”的邏輯分支，判斷下一步工作流向，改進(jìn)管理。哈爾濱辦在審計(jì)程序管理中引入流程圖加強(qiáng)管理。對(duì)涉及審計(jì)全過(guò)程的管理部門、管理事項(xiàng)、管理節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行綜合分析，以需要審批的審計(jì)業(yè)務(wù)文書和文本為控制點(diǎn)，繪制審計(jì)質(zhì)量控制流程圖，詳細(xì)標(biāo)示了從審計(jì)組編制審計(jì)通知書直至業(yè)務(wù)處歸集審計(jì)檔案的審計(jì)全過(guò)程的操作流程。明確了審計(jì)人員、審計(jì)組、業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室、辦領(lǐng)導(dǎo)等不同主體的管理節(jié)點(diǎn)，明確了各管理節(jié)點(diǎn)的管理責(zé)任、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等要求，規(guī)范了出具審計(jì)通知書、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送書、審計(jì)簡(jiǎn)報(bào)，領(lǐng)用和核銷審計(jì)查詢函、介紹信等審計(jì)事項(xiàng)的管理流程。各管理主體可以很方便地根據(jù)流程圖處理審計(jì)事項(xiàng)。
哈爾濱辦通過(guò)采取“三張圖”的管理措施，加強(qiáng)了審計(jì)工作的計(jì)劃性和規(guī)范性，提高了審計(jì)人員和管理人員的執(zhí)行力。一是審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)組織管理更加緊湊，審計(jì)人力資源配置利用更加有效?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，“有活沒(méi)人干”、“有人沒(méi)活干”的現(xiàn)象大大減少；臨近撤點(diǎn)時(shí)，“什么都干了”、“什么都沒(méi)干完”的現(xiàn)象大大減少；審計(jì)報(bào)告報(bào)出時(shí)，連夜加班加點(diǎn)現(xiàn)象大大減少；項(xiàng)目總結(jié)時(shí)，“該干的沒(méi)干”、“干了的沒(méi)干透”的遺憾大大減少。二是機(jī)關(guān)內(nèi)部管理更加有效，責(zé)任意識(shí)得到提高。審計(jì)人員、審理人員、政務(wù)人員清楚自己在不同管理節(jié)點(diǎn)的工作職責(zé)，審計(jì)組、業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室、辦領(lǐng)導(dǎo)知道自己應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)哪個(gè)環(huán)節(jié)的哪項(xiàng)工作，減少了因職責(zé)、程序不清造成的管理漏項(xiàng)、推諉責(zé)任等問(wèn)題，審計(jì)工作績(jī)效得到較大程度的提高。
一是利用甘特圖，加強(qiáng)審計(jì)進(jìn)度管理。甘特圖以發(fā)明者命名，用線條圖示方式，通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出某項(xiàng)工作的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。管理者可以直觀地考察該項(xiàng)工作的時(shí)間計(jì)劃和實(shí)際進(jìn)展情況，實(shí)時(shí)評(píng)估工作進(jìn)度和計(jì)劃的科學(xué)性，適時(shí)作出調(diào)整決策。哈爾濱辦在審計(jì)進(jìn)度管理中引入甘特圖加強(qiáng)管理。按照國(guó)家審計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)范要求，選擇審計(jì)組送達(dá)審計(jì)通知書、審計(jì)組上報(bào)審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)組結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)、審計(jì)組征求被審計(jì)單位意見(jiàn)、法規(guī)處審理、特派辦召開(kāi)審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議、特派辦上報(bào)審計(jì)報(bào)告等影響審計(jì)工作進(jìn)度的重要工作時(shí)點(diǎn)，作為計(jì)劃基準(zhǔn)點(diǎn)，將審計(jì)過(guò)程分解成審計(jì)準(zhǔn)備、審計(jì)實(shí)施、審計(jì)報(bào)告三大階段10余個(gè)工作環(huán)節(jié)。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目開(kāi)始前，法規(guī)按照審計(jì)署的時(shí)間要求，以日歷時(shí)間為橫軸、計(jì)劃基準(zhǔn)點(diǎn)為縱軸，繪制甘特圖，征得審計(jì)組同意后上報(bào)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。法規(guī)處實(shí)時(shí)跟蹤執(zhí)行進(jìn)度，定期向辦領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)、及時(shí)調(diào)整工作安排提供準(zhǔn)確信息，并將執(zhí)行情況納入年度處室工作考核體系。
二是利用矩陣圖，加強(qiáng)審計(jì)責(zé)任管理。矩陣圖是利用數(shù)學(xué)上矩陣的形式表示因素間的相互關(guān)系，從多維問(wèn)題的事件中，找出成對(duì)的因素，排列成矩陣圖，用以分析問(wèn)題，解決問(wèn)題的一種管理方法。哈爾濱辦在審計(jì)責(zé)任管理中引入矩陣圖加強(qiáng)管理。找出審計(jì)人員和審計(jì)內(nèi)容這兩個(gè)影響績(jī)效的關(guān)鍵因素，對(duì)審計(jì)人員合理搭配分組，將審計(jì)內(nèi)容科學(xué)分解成具體的審計(jì)事項(xiàng)。以審計(jì)小組為橫軸，審計(jì)事項(xiàng)為縱軸，排列成矩陣圖，直觀圖示審計(jì)分工。在軸線交叉空格內(nèi)，明確標(biāo)示負(fù)責(zé)、參與、審核等不同的審計(jì)責(zé)任，詳細(xì)規(guī)定每個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的工作目標(biāo)、審計(jì)方法、審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果質(zhì)量等要求。審計(jì)組組長(zhǎng)在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，按照矩陣圖要求，實(shí)時(shí)監(jiān)控審計(jì)小組的工作情況，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，及時(shí)根據(jù)各審計(jì)事項(xiàng)的完成進(jìn)度，合理調(diào)整審計(jì)分工和人員分組。法規(guī)處在審理時(shí)，根據(jù)審計(jì)工作底稿、重要管理事項(xiàng)記錄等審計(jì)資料，對(duì)照矩陣圖，審核審計(jì)組是否完成審計(jì)事項(xiàng)，是否實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)質(zhì)量控制是否有效等情況，對(duì)審計(jì)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。
三是利用流程圖，加強(qiáng)審計(jì)程序管理。流程圖是流經(jīng)一個(gè)系統(tǒng)的信息流、觀點(diǎn)流或部件流的圖形代表，用不同的圖框和流程線直觀說(shuō)明某項(xiàng)工作的管理路徑和過(guò)程。其中，圖框表示各種操作的類型，圖框中的文字和符號(hào)表示操作的內(nèi)容，流程線表示操作的先后次序。管理者可以通過(guò)流程圖，清晰了解工作流程，用“是”或“否”的邏輯分支，判斷下一步工作流向，改進(jìn)管理。哈爾濱辦在審計(jì)程序管理中引入流程圖加強(qiáng)管理。對(duì)涉及審計(jì)全過(guò)程的管理部門、管理事項(xiàng)、管理節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行綜合分析，以需要審批的審計(jì)業(yè)務(wù)文書和文本為控制點(diǎn)，繪制審計(jì)質(zhì)量控制流程圖，詳細(xì)標(biāo)示了從審計(jì)組編制審計(jì)通知書直至業(yè)務(wù)處歸集審計(jì)檔案的審計(jì)全過(guò)程的操作流程。明確了審計(jì)人員、審計(jì)組、業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室、辦領(lǐng)導(dǎo)等不同主體的管理節(jié)點(diǎn)，明確了各管理節(jié)點(diǎn)的管理責(zé)任、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等要求，規(guī)范了出具審計(jì)通知書、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送書、審計(jì)簡(jiǎn)報(bào)，領(lǐng)用和核銷審計(jì)查詢函、介紹信等審計(jì)事項(xiàng)的管理流程。各管理主體可以很方便地根據(jù)流程圖處理審計(jì)事項(xiàng)。
哈爾濱辦通過(guò)采取“三張圖”的管理措施，加強(qiáng)了審計(jì)工作的計(jì)劃性和規(guī)范性，提高了審計(jì)人員和管理人員的執(zhí)行力。一是審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)組織管理更加緊湊，審計(jì)人力資源配置利用更加有效?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，“有活沒(méi)人干”、“有人沒(méi)活干”的現(xiàn)象大大減少；臨近撤點(diǎn)時(shí)，“什么都干了”、“什么都沒(méi)干完”的現(xiàn)象大大減少；審計(jì)報(bào)告報(bào)出時(shí)，連夜加班加點(diǎn)現(xiàn)象大大減少；項(xiàng)目總結(jié)時(shí)，“該干的沒(méi)干”、“干了的沒(méi)干透”的遺憾大大減少。二是機(jī)關(guān)內(nèi)部管理更加有效，責(zé)任意識(shí)得到提高。審計(jì)人員、審理人員、政務(wù)人員清楚自己在不同管理節(jié)點(diǎn)的工作職責(zé)，審計(jì)組、業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室、辦領(lǐng)導(dǎo)知道自己應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)哪個(gè)環(huán)節(jié)的哪項(xiàng)工作，減少了因職責(zé)、程序不清造成的管理漏項(xiàng)、推諉責(zé)任等問(wèn)題，審計(jì)工作績(jī)效得到較大程度的提高。
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